On me pose cette question plusieurs fois par jour et par e-mail qui plus est !
Pourtant, Outlook possède un affichage génial : l’affichage planification. Vous connaissez peut-être “l’assistant planification”, plus pertinent lorsque le nombre de participants est important.

Lorsque j’organise une réunion, j’affiche mon calendrier et je clique sur le bouton Affichage Planification :

Dans la colonne à gauche de mon écran, je sélectionne les personnes que je souhaite inviter (si les personnes à inviter ne partagent pas leur calendrier, je peux également saisir directement leur nom dans la zone ).

La première ligne correspond à mon planning, les autres lignes à celui de mes invités. Je peux ainsi facilement trouver le bon créneau horaire selon les disponibilités de chacun.

Une fois mon choix arrêté sur la date et l’heure de la réunion, je clique sur le créneau souhaité (dans mon calendrier, le 1er de la liste).

Pour organiser notre réunion en commun, je clique ensuite sur le bouton Nouvelle réunion et choisis Nouveau rendez-vous pour tous.

Il ne reste alors qu’à rédiger l’objet, l’ordre du jour, l’objectif de la réunion et cliquer sur Envoyer.

En utilisant cette méthode, vous gagnerez du temps, vous ne dérangerez pas inutilement vos collègues et vous limiterez le nombre d’e-mails .

Monique