Aujourd’hui, la bureautique est un terme générique qui parle à tout le monde, voire même un peu “has been”. Mais qu’en est-il du “collaboratif” ? Comment est-il perçu par les utilisateurs ? Le collaboratif est-il finalement si éloigné de la bureautique ?

Il y a 10 ans, on parlait surtout d’outils bureautiques au sein des entreprises, c’était d’ailleurs sur la maîtrise de ces outils qu’étaient évaluées l’efficacité et l’expertise des utilisateurs. Finalement, la notion d’usage n’a fait son apparition que très récemment. Et pourtant c’est par là qu’il aurait fallu commencer : pourquoi connaître l’outil si l’on n’en a pas l’usage ?
Finalement, entre celui qui sait tout utiliser dans Excel et celui qui maîtrise parfaitement les fonctionnalités les plus utiles au quotidien, qui est l’expert ?

Penser “usage” et non “outil”
En parlant alors d’”usages bureautiques”, on commence déjà à réfléchir d’avantage en termes d’habitudes de travail, d’actions répétées au quotidien et de l’utilité de maîtriser telle ou telle fonctionnalité. C’est déjà un grand pas de pouvoir prendre ce recul. On part d’une réalité matérielle pour les utilisateurs (les outils bureautiques) pour les amener à se focaliser sur les bonnes pratiques en fonction de leurs actions les plus fréquentes (les usages).

Les “usages collaboratifs” eux sont plus difficiles à transmettre, et pour cause : qu’est-ce que le collaboratif ? Posez cette question à n’importe quel utilisateur, s’il sait y répondre, il en ressortira toujours le constat suivant : ce n’est pas quelque chose qu’il peut matérialiser (de ce qu’il croit…), c’est un concept.

“Collaborer” : travailler avec d’autres personnes à une entreprise, un projet [L’internaute Encyclopédie].

C’est aussi simple que cela ! En tant que salariés, nous sommes alors tous concernés et nous collaborons chaque jour.

Et pourtant au travers des rencontres et des entretiens que nous avons avec nombre d’utilisateurs, 90% d’entre eux bloquent sur ces sujets et sont réfractaires à la mise en place d’outils collaboratifs, qui pourtant leur permettraient de mieux travailler ensemble au quotidien et d’être plus efficaces.

Rapprocher le collaboratif de la réalité utilisateur

Un des axes d’approche pour leur donner envie d’aller vers le collaboratif est alors d’utiliser des métaphores leur rappelant leur manière actuelle de travailler (souvent peu satisfaisante pour eux…).

Prenons l’exemple de la messagerie instantanée : la notion de disponibilité dans la tête des utilisateurs est perçue comme un moyen de surveillance de leur activité sur leur PC ou de leur présence ou non au bureau.
Alors qu’en réalité se signaler comme disponible ou occupé c’est comme ouvrir ou fermer sa porte de bureau :

• vous travaillez sur des actions nécessitant peu de concentration, votre porte reste ouverte ;
• vous êtes occupé et ne souhaitez être dérangé que si c’est vraiment nécessaire, votre porte est entre-ouverte ;
• vous êtes concentré et ne souhaité pas être dérangé, vous fermez votre porte.

Notre expérience sur les usages collaboratifs nous a montré que la majorité des utilisateurs que nous formons ne peuvent être convaincus que grâce aux images concrètes que nous leur donnons. Sans cela, notre accompagnement sur les usages collaboratifs n’aurait aucun impact sur les utilisateurs.

Rapprocher les nouveaux usages de la réalité utilisateur, c’est ce qui fait la force de notre approche pédagogique.

Sophie B.