Chacun ayant à la fois des contraintes spécifiques et des types de supports différents à corriger, mon quotidien pourrait vite tourner au cauchemar.

La liste des tâches créée spécialement dans SharePoint pour organiser les demandes de relecture qui me sont adressées me permet non seulement de m’organiser, mais aussi de gagner un temps précieux.
En effet, pour chaque tâche créée, le demandeur doit renseigner plusieurs éléments : l’action à réaliser, le statut actuel, l’échéance, le type de support à corriger, ainsi que le lien vers celui-ci. Il peut également m’indiquer ses commentaires spécifiques liés à la tâche.

En termes d’organisation, cette liste me permet d’avoir une vision globale de ma charge de travail à tout moment, ainsi que les échéances qui y sont associées.
Elle s’avère donc un outil indispensable pour la gestion des priorités dont dépend en grande partie le respect des délais qui me sont impartis.

Quant au gain de temps, il est également indiscutable.
Temps gagné de mon côté, parce que j’ai tous les éléments qu’il me faut sous la main, toutes les contraintes spécifiques à ce travail étant résumées au même endroit. Le fait que le lien vers le document soit inclus est également précieux, puisqu’en un seul clic, je peux commencer à travailler.

Temps gagné pour les chefs de projet aussi, puisqu’ils peuvent s’ils le désirent recevoir des alertes automatiques lorsque je modifie le statut du document sur lequel j’ai travaillé (en cours/réalisé). Ils sont informés en temps réel de l’état d’avancement de la tâche par une alerte reçue dans Outlook.

En résumé, grâce à cette liste de tâches,  SharePoint est donc un véritable plus dans mon quotidien.

 Laurence

Pour ne plus l’oublier, je l’ai ajouté une bonne fois pour toute à mon dictionnaire Office !

Depuis Word, j’ai affiché les options de correction automatique : Fichier > Options > Vérification.

Sous Remplacer, j’ai saisi “email” et sous Par, “e-mail”. Un clic sur les boutons Ajouter puis OK et le tour est joué !

Maintenant, lorsque j’écris “email” (dans Word, Outlook, PowerPoint, …) celui-ci est automatiquement remplacé par “e-mail”. Pratique, non ?

Astuce : j’ai procédé de la même façon pour les acronymes et les abréviations que j’utilise au quotidien.

Monique

Constat

Lors des audits des usages que nous faisons chez nos clients afin de les aider à identifier les usages prioritaires à forts bénéfices pour leurs utilisateurs, nous constatons de plus en plus que nos interlocuteurs quels qu’ils soient nous remontent spontanément “qu’ils n’en peuvent plus des e-mails”. Un interviewé m’a même dit “qu’il rêvait que l’internet se plante pendant une semaine”… Est-il bien normal que certaines personnes passent deux jours à traiter leurs e-mails après des vacances méritées ? Est-ce que cela n’incite pas certains à ne jamais décrocher de leurs e-mails ?

Les réseaux sociaux : recette miracle ?

Au même moment, nous constatons que toutes les grandes entreprises réfléchissent à mettre en place des réseaux sociaux. Pour nombre d’entre elles la tentation est grande de lier les deux.
Est-ce que la mise en place des réseaux sociaux peut désengorger la messagerie et réduire le stress ?
Je crains bien que non.

La technologie à la rescousse du stress ou à son origine ?

Là encore le réflexe de beaucoup de personnes est de réfléchir à des solutions technologiques pour régler un problème, avant de réfléchir à l’origine du problème pour apporter des solutions. Les outils technologiques apportent des milliers d’innovations possibles mais l’essentiel est de réfléchir puis de mettre en place des innovations utiles qui servent aux gens.
La technologie n’est rien sans le bon usage: http://www.youtube.com/watch?v=XFuJ-Udk_bo

 Réfléchir avant d’agir

Le constat est néanmoins là, le niveau de stress lié à la gestion de l’information augmente en entreprise, ajouter les réseaux sociaux sans stratégie claire et donc sans essayer de traiter le mal à la racine, ne fera qu’ajouter un flot nouveau d’informations qui donneront encore plus un sentiment de ne pas avoir le contrôle sur sa journée de travail.

 
Il est donc critique de bien penser, mettre à plat, la façon dont on veut gérer l’information dans une entreprise et pas seulement au travers des vecteurs qui apportent cette information aux collaborateurs.

Trouver les bonnes pratiques

Quand je rencontre des utilisateurs qui me disent recevoir trop d’e-mails et que cela les stresse et qu’en même temps je constate que le traitement des e-mails se limite à lu ou non lu, je me dis que le problème ne vient pas seulement de la quantité.
Quand je constate que les gens s’arrêtent de travailler lorsqu’ils reçoivent un e-mail de leur manager, je me dis qu’il est peut-être utile de réfléchir à ces pratiques.
Quand je vois qu’un utilisateur est stressé rien qu’à la vue d’un nombre d’e-mails non lus importants, je conclus que l’absence de réflexion sur les bonnes pratiques est nuisible à tous et que quelques simples conseils peuvent changer la vie de tout un chacun.

La gestion de l’information au travers des réseaux sociaux ou de la messagerie est un sujet passionnant car on peut obtenir des résultats spectaculaires très simplement, qui nous permettent de réduire notre stress tout en maintenant -et souvent en augmentant- la satisfaction de nos interlocuteurs.

Savoir profiter des outils pour ses besoins sera de plus en plus vital

Je suis convaincu que l’information, la connaissance est en explosion croissante et même exponentielle alors que notre cerveau ne l’est pas (lire cet article: http://pydel.wordpress.com/2011/01/04/evolution-des-usages-ou-lre-politique/), et c’est d’ailleurs une des raisons de l’importance et du succès des moteurs de recherche et maintenant des réseaux sociaux car quand on ne peut plus faire le tri par des outils, on le fait par autrui.
Il est donc impératif de réfléchir et donc de comprendre comment gérer cette profusion d’informations pour ne pas céder à la tentation de la simplification ou subir la loi des outils.

Socrate : “On ne peut mieux vivre qu’en cherchant à devenir meilleur, ni plus agréablement qu’en ayant la pleine conscience de son amélioration. “

Pierre-Yves Delacôte

L’impact des actions en présentiel permet de mettre en évidence les intérêts du changement. C’est souvent le plus fort de l’ensemble des actions d’accompagnement.
Les événements permettent de matérialiser une communication et d’initier un “buzz” et un engouement positif qui marquent le début du changement et créent une réelle attente.

 Avant ces événements les questions qui reviennent le plus souvent vers la direction informatique révèlent une crainte des utilisateurs :

• Pourquoi change-t-on ?
• A quoi cela va-t-il servir ?
• Est-ce que je vais retrouver mes repères ?

 Après ces événements les questions évoluent radicalement, l’inquiétude n’est plus :

• Quand puis-je avoir ce nouvel environnement ?
• Où trouver les supports qui me permettent de mieux comprendre et de me préparer ?

 Nous intervenons de trois  manières pour initier cette dynamique positive autour du changement :

• Les showrooms (ou salons), pour faire rapidement découvrir les nouveautés essentielles et les bénéfices que chacun retirera du changement. L’ensemble des utilisateurs de l’entreprise y sont conviés.

• Les plénières, pour présenter en profondeur et en comité restreint les bénéfices du changement et le dispositif d’accompagnement ainsi que certains messages clés. Quelques  groupes de personnes identifiées sont sollicités et seront  des relais positifs du changement.

• Les ateliers découvertes pour faire découvrir les grandes nouveautés des outils et de créer une attente chez les utilisateurs. Tous les utilisateurs intéressés peuvent y participer.

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La communication est primordiale dans les projets impliquant un changement pour les utilisateurs, elle permet de sensibiliser, de motiver, de donner envie et de rassurer les utilisateurs et les acteurs du changement.
Elle est souvent primordiale car elle participe à la prise de conscience de l’intérêt du changement.

Nous bâtissons avec les équipes client le plan de communication permettant de véhiculer les bons messages aux bons moments aux bonnes personnes au travers des bons vecteurs de communication.

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 L’audit des usages a pour objectifs :

• Auditer des utilisateurs clés
  • Comprendre les besoins et les usages par population
  • Intégrer le vocabulaire & la culture
  • Anticiper les pertes de repères
  • Anticiper les nouveautés les plus utiles (court, moyen et long termes)
  • Anticiper les options d’accompagnement les plus adéquates
  • Partager des verbatim

• Préconiser un accompagnement
  • Les messages clés importants par population : ceux qui donnent envie, ceux qui permettent de retrouver ses repères
  • Les ressources/contenus et actions d’accompagnement recommandées par population
  • Les fenêtres et moyen de communication adéquates

Au vu de cet audit nos clients sont en capacité de prioriser les actions et ressources à mettre en œuvre dans le cadre de l’accompagnement.

Ci-dessous quelques exemples concrets d’audit réalisés dans le cadre d’accompagnements aux outils Office et SharePoint.

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L’importance de l’accompagnement

L’accompagnement au changement nécessite une démarche structurée, une expertise humaine, de conseil et technique pointue,  une expérience reconnue,  des supports adaptés afin de transformer la crainte du changement en une attente, le risque en opportunité.

 Notre expertise

Nous accompagnons les grands changements technologiques de grandes entreprises principalement autour des technologies Microsoft et des sujets suivants :

• Migration vers un nouveau poste de travail : Office 2010 et/ou Windows 7

• Migration de messagerie : Lotus Notes vers Outlook 2010
• Mise en place ou revigoration du collaboratif : SharePoint 2010

• Mise en place des réseaux sociaux d’entreprise : SharePoint 2010, Lync 2010

• Mise en place de bonnes pratiques de communication : Outlook 2010, Lync 2010, SharePoint 2010
• Mise en place d’Office 365

 Notre démarche

Nous accompagnons nos clients tout au long de leur changement en appliquant une méthodologie éprouvée chez les plus grands clients français et en s’appuyant sur nos équipes toujours à la pointe du changement et sur nos supports innovants et variés.

Notre volonté

Notre crédo est de rendre service aux utilisateurs en leur permettant de tirer les bénéfices utiles de leur environnement. Nous ciblons avant tout le plaisir du changement.

Nos résultats

Nous avons accompagné plus de 300.000 utilisateurs dans tous les secteurs d’activité, dans près de 10 langues.

En moyenne, 96% des utilisateurs déclarent être plus productifs suite à notre accompagnement.

En moyenne, nous réduisons les coûts d’assistance (formation, helpdesk) de 50% : une personne avertie en vaut deux pourrait être notre slogan.

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Le Site www.ems-conseil.com édité et exploité par la société Editions Matière à Savoir (EMS), a été déclaré auprès de la CNIL, sous le numéro1543638.

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Comment faire pour ne rien oublier tout en évitant les feuilles volantes qui contiennent parfois des informations confidentielles ?  Sa solution est un logiciel de Post-it dont l’installation nécessite une demande de dérogation 3 mois à l’avance. Une tâche supplémentaire à ne pas oublier à chaque arrivée d’un nouveau collaborateur !

Aujourd’hui Windows 7 lui facilite la vie. Plus besoin de 3 mois d’attente, les Post-it électroniques sont déjà fournis avec Windows 7 et sont prêts à utiliser.

Pour retrouver l’application, il suffit de cliquer sur le bouton Démarrer puis taper “pense-bête” :

Le reste est simple : quelques repères à retrouver et c’est parti ! Les notes peuvent être facilement créées, personnalisées et déplacées comme vous le souhaitez sur l’écran.

Grâce à ces pense-bêtes “green”, sécurisés et organisés, Stéphanie n’oublie plus rien. Elle est contente !

Et vous, avez-vous essayé les pense-bêtes dans Windows 7 ?

Retrouvez d’autres astuces sur Windows 7 dans notre triptyque Windows 7 – Retrouvez vos repères.

Thao Dong