Les nombreux e-mails liés à ces événements “encombrent” ma messagerie (choix du lieu, nombre de participants etc.). Pour éviter ces échanges qui ne me concernent pas, je décide d’ignorer la conversation en sélectionnant cette option dans Outlook :

 En validant ce choix, la conversation sélectionnée et tous les futurs messages liés à celle-ci seront automatiquement supprimés.

 Simple et rapide, je gère ma messagerie en quelques clics !

 Fatoumata S.

La dernière fois que cela m’est arrivé, je faisais la vérification d’une animation envoyée par notre fournisseur.

Mon réflexe depuis que j’ai Office 2010 ?

1. J’écris mon e-mail au service technique.

2. Je clique sur Insertion, Capture d’écran :

3. Je sélectionne le message d’erreur, qui s’insère automatiquement dans mon e-mail.

4. J’envoie l’e-mail en lui demandant de m’expliquer ou de résoudre mon problème.

J’économise mon temps, ma patience et celle du technicien, tout le monde y trouve son compte !

Sandra

En tant que chef de projet, j’y suis confrontée quasi quotidiennement et il n’est pas toujours facile de faire patienter le client en attendant que mon manager valide le précieux sésame tant attendu… il faut donc que le délai soit le plus court possible.

Le problème c’est que je ne suis pas la seule ! Mon manager est sollicité de tous côtés pour des validations, ne sait plus où donner de la tête et reçoit près de 100 e-mails par jour ! Il a beau faire des efforts d’organisation dans sa messagerie, ma demande reste noyée dans tout ce brouillard d’informations, et passe souvent aux oubliettes.

J’ai donc décidé d’être plus maline que toute le monde… j’abandonne l’e-mail résolument inefficace et j’utilise SharePoint pour partager, faire valider et alerter mon manager.

Dès que j’ai terminé de préparer mon document, je le partage directement depuis Office 2010 dans notre bibliothèque partagée sur SharePoint  :

Une fois dans la bibliothèque, comme c’est un nouveau document, son statut indique automatiquement “A valider”.

Je configure ensuite une alerte pour mon manager afin qu’il soit informé automatiquement dès qu’un nouveau document à valider est en ligne :

Mon manager reçoit alors une alerte dans Outlook l’informant qu’un nouveau document est à valider :

Cette alerte n’a que des avantages : elle est automatique, donc pas besoin pour moi de préparer un e-mail. Qui plus est, elle permet à mon manager d’accéder au document en un clic !

De la même manière, je me suis configurée une alerte pour être informée dès que le document est “Validé” ou “A corriger”.

Je gagne du temps, mon manager aussi et le suivi de validation est optimal.

Un autre avantage aussi de SharePoint 2010 : pouvoir modifier un même document à plusieurs en même temps, génial lors de réunions de validation… sujet à suivre lors d’un prochain billet !

Sophie B.

Sujets similaires : SharePoint m’aide à gérer mes priorités au quotidien ; RH simplifiées grâce à SharePoint.

“Ca vaut vraiment le coup du déplacement, c’était vraiment très très intéressant”.

“Dire que j’ai 2010 chez moi et que n’ai jamais réussi à faire ça dans Excel. Cette fonction [mise en forme de tableau] va me faire gagner un temps fou !”.

“Qu’est-ce qu’on va faire de tout notre temps libre maintenant qu’on va aller 3 fois plus vite !”

“Ca rassure de déjà avoir pu voir les outils, j’ai moins peur.”

“On va passer du temps à s’amuser à mettre en forme mais c’est top !”

Hormis le fait que c’est toujours agréable et rassurant d’entendre ce genre de verbatim, cela prouve aussi que notre démarche d’accompagnement a porté ses fruits : l’analyse des besoins, la communication positive et enthousiaste, ainsi que des actions événementielles véhiculant les bons messages au bon moment. Cette approche étape par étape a permis de créer une attente positive d’un changement qui paraissait au premier abord banal.

L’Espace Coach comme réponse à tous vos besoins

Ce qui est vraiment fort dans ce type de projet c’est que même pour ceux qui n’ont pas pu venir aux ateliers ou aux showrooms, ou pour les entreprises qui n’ont pas les moyens ou le temps d’organiser de tels événements, ils ne sont pas en reste car l’Espace Coach est là pour leur apporter des solutions équivalentes, consommables à souhait et répondant à la diversité des besoins des utilisateurs.

Vidéos de teasing, guide interactifs, triptyques, informations sur le projet…Nous avons condensé pour vous une offre sur étagère avec l’ensemble de nos messages-clés, des ressources multimédia ou papier dont tout le monde peut bénéficier à moindre coût en mode locatif : inutile de mettre en place un intranet ou d’acheter des supports pédagogiques en sus, tout est prêt et disponible dans l’Espace Coach. Pas étonnant que de plus en plus de nos clients choisissent cette solution pour leurs utilisateurs : tout y est !

Vous aimeriez le voir en vrai ? Profitez ce mois-ci d’un accès gratuit à l’Espace Coach. Dépêchez-vous, c’est jusqu’au 30 avril !

Sophie Blas

Une telle initiative va en général être reprise opérationnellement par la DSI ou par la Direction de la Communication de l’entreprise.

Ces deux situations observées de nombreuses fois peuvent être présentées (caricaturées) de la manière suivante :

Un projet Réseau Social est mené par la DSI :

Lorsque la DSI prend en main le projet (par exemple parce qu’elle gère la plateforme qui accueillera le RSE), l’objectif principal est de livrer un RSE opérationnel en temps et en heure (ce qui est déjà un beau challenge).

En général, la DSI traite en premier les difficultés les plus importantes (ex : migrer un contenu existant dans des communautés). Il est clair que cela permet d’anticiper au mieux les principales difficultés techniques. Cependant, cela risque d’arriver à un effet tunnel qui limite grandement la communication positive autour du projet (pas de QuickWin, mobilisation limitée des équipes, …).

De plus, la communication a alors tendance à s’effectuer sur la base de toutes les fonctionnalités mises à disposition (“On vous offre un véritable couteau suisse avec Blog, Forum, Wiki, Mur, …”). Cela présente un double risque de semer la confusion sur l’intérêt de la nouvelle solution et sur la facilité d’accès à ces nouveaux usages.

Dans ce cas, un accompagnement au changement est nécessaire en parallèle de ce travail de fond afin de créer une dynamique positive et progressive, notamment au niveau du management mais aussi des utilisateurs.

Un projet Réseau Social est mené par la Direction de la Communication :

Dans ce cas, le risque majeur est que le projet se limite principalement à la mise en place d’un nouvel intranet – sans prendre suffisamment en considération l’enjeu autour des nouveaux usages collaboratifs.

In fine, l’intranet sera surement très beau. Mais les usages n’auront que très peu évolué. L’enjeu stratégique du projet risque d’être ainsi mis de côté.

Arriver à associer la DSI et la Direction de la Communication, en invitant la DRH, est le meilleur moyen pour avancer sur ce projet ambitieux. Un peu de liant et de coordination sont souvent nécessaires pour y arriver.

Maximilien Chayriguès

 Je devrais prendre 5 minutes à chaque début de réunion pour ressaisir ces informations.

Grâce à OneNote, j’insère en 2 clics les informations déjà renseignées dans l’invitation de réunion.

 Depuis votre fenêtre OneNote, créez une nouvelle page en haut à droitepuis rendez-vous sur le bouton “Détail de la réunion” et sélectionnez votre réunion.

Les réunions proposées proviennent directement de votre calendrier Outlook !

 Sur votre page de notes, vous retrouvez alors toutes les informations sur la réunion et vous n’avez plus qu’à rédiger votre compte-rendu !

Voici l’une des nombreuses astuces que vous pouvez retrouver dans notre triptyque OneNote 2010. 

Marika

Dépêchez-vous : plus que quelques jours pour faire votre choix !

Cliquez sur l’image pour découvrir comment EMS conseille les candidats…

En effet, si l’on surligne un texte en gras et rouge par exemple, en cliquant sur le pinceau dans la mini barre d’outils, cela permet de recopier la mise en forme pour l’appliquer à un autre texte.

Mais savez-vous qu’en faisant un double-clic sur ce même pinceau, cela vous permet d’enregistrer la mise en forme pour l’appliquer plusieurs fois dans le document ?

Cette astuce vous permet de gagner un temps considérable dans la mise en forme de votre document.

Pour arrêter la reprise de la mise en forme, faites simplement un clic-droit n’importe où dans le document et cliquez à nouveau sur le pinceau.

Sophie Blas