Depuis que le président d’ATOS s’est lancé dans une croisade contre les e-mails, nombre d’articles et d’études ont vu le jour à ce propos.
Ce n’est pas que le fruit d’un phénomène de marketing viral provoqué par ATOS, mais cela part d’une véritable peine de nos clients et surtout des managers (70% d’entre eux estiment être en surcharge d’information) qui reflète souvent un déficit d’organisation et de réflexion sur leurs propres usages.

Constat

Lors des audits des usages que nous faisons chez nos clients afin de les aider à identifier les usages prioritaires à forts bénéfices pour leurs utilisateurs, nous constatons de plus en plus que nos interlocuteurs quels qu’ils soient nous remontent spontanément “qu’ils n’en peuvent plus des e-mails”. Un interviewé m’a même dit “qu’il rêvait que l’internet se plante pendant une semaine”… Est-il bien normal que certaines personnes passent deux jours à traiter leurs e-mails après des vacances méritées ? Est-ce que cela n’incite pas certains à ne jamais décrocher de leurs e-mails ?

Les réseaux sociaux : recette miracle ?

Au même moment, nous constatons que toutes les grandes entreprises réfléchissent à mettre en place des réseaux sociaux. Pour nombre d’entre elles la tentation est grande de lier les deux.
Est-ce que la mise en place des réseaux sociaux peut désengorger la messagerie et réduire le stress ?
Je crains bien que non.

La technologie à la rescousse du stress ou à son origine ?

Là encore le réflexe de beaucoup de personnes est de réfléchir à des solutions technologiques pour régler un problème, avant de réfléchir à l’origine du problème pour apporter des solutions. Les outils technologiques apportent des milliers d’innovations possibles mais l’essentiel est de réfléchir puis de mettre en place des innovations utiles qui servent aux gens.
La technologie n’est rien sans le bon usage: http://www.youtube.com/watch?v=XFuJ-Udk_bo

 Réfléchir avant d’agir

Le constat est néanmoins là, le niveau de stress lié à la gestion de l’information augmente en entreprise, ajouter les réseaux sociaux sans stratégie claire et donc sans essayer de traiter le mal à la racine, ne fera qu’ajouter un flot nouveau d’informations qui donneront encore plus un sentiment de ne pas avoir le contrôle sur sa journée de travail.

 
Il est donc critique de bien penser, mettre à plat, la façon dont on veut gérer l’information dans une entreprise et pas seulement au travers des vecteurs qui apportent cette information aux collaborateurs.

Trouver les bonnes pratiques

Quand je rencontre des utilisateurs qui me disent recevoir trop d’e-mails et que cela les stresse et qu’en même temps je constate que le traitement des e-mails se limite à lu ou non lu, je me dis que le problème ne vient pas seulement de la quantité.
Quand je constate que les gens s’arrêtent de travailler lorsqu’ils reçoivent un e-mail de leur manager, je me dis qu’il est peut-être utile de réfléchir à ces pratiques.
Quand je vois qu’un utilisateur est stressé rien qu’à la vue d’un nombre d’e-mails non lus importants, je conclus que l’absence de réflexion sur les bonnes pratiques est nuisible à tous et que quelques simples conseils peuvent changer la vie de tout un chacun.

La gestion de l’information au travers des réseaux sociaux ou de la messagerie est un sujet passionnant car on peut obtenir des résultats spectaculaires très simplement, qui nous permettent de réduire notre stress tout en maintenant -et souvent en augmentant- la satisfaction de nos interlocuteurs.

Savoir profiter des outils pour ses besoins sera de plus en plus vital

Je suis convaincu que l’information, la connaissance est en explosion croissante et même exponentielle alors que notre cerveau ne l’est pas (lire cet article: http://pydel.wordpress.com/2011/01/04/evolution-des-usages-ou-lre-politique/), et c’est d’ailleurs une des raisons de l’importance et du succès des moteurs de recherche et maintenant des réseaux sociaux car quand on ne peut plus faire le tri par des outils, on le fait par autrui.
Il est donc impératif de réfléchir et donc de comprendre comment gérer cette profusion d’informations pour ne pas céder à la tentation de la simplification ou subir la loi des outils.

Socrate : “On ne peut mieux vivre qu’en cherchant à devenir meilleur, ni plus agréablement qu’en ayant la pleine conscience de son amélioration. “

Pierre-Yves Delacôte